FAQ Qualiopi — Guide complet

Le rôle du consultant

Quelle est la différence entre un auditeur et un consultant Qualiopi ?
L'auditeur, missionné par un organisme certificateur accrédité, évalue votre conformité au référentiel et décide de l'attribution du certificat. Le consultant, lui, ne délivre pas la certification : il vous prépare en amont pour sécuriser votre passage devant l'auditeur. Une expérience d'auditeur permet de connaître précisément les points de vigilance du terrain.

Pourquoi faire appel à un consultant plutôt que de préparer seul son dossier Qualiopi ?
La théorie du référentiel et son application réelle lors d'un audit sont parfois différentes. Un consultant ayant lui-même conduit des audits sait où se situent les points de blocage les plus fréquents et permet d'éviter les erreurs d'interprétation des indicateurs.

Qu'est-ce que l'optimisation des process Qualiopi, concrètement ?
Une fois la certification obtenue, le système qualité doit continuer à vivre jusqu'au prochain audit. L'optimisation consiste à simplifier les procédures en place, automatiser le suivi des preuves et alléger la charge administrative du référent qualité, tout en restant pleinement conforme.

Avant l'audit

Quels documents dois-je préparer avant l'audit Qualiopi ?
Les preuves attendues varient selon les indicateurs et la catégorie d'action concernée (formation, VAE, bilan de compétences, apprentissage) : enquêtes de satisfaction, preuves de qualification des intervenants, supports pédagogiques, suivi des réclamations, comptes rendus de veille, etc. Un audit blanc permet d'identifier précisément les pièces manquantes pour votre situation.

Mon organisme est tout récent, puis-je quand même être audité pour Qualiopi ?
Oui. Pour les nouveaux entrants l'auditeur adapte son évaluation en se basant sur les processus mis en place plutôt que sur des résultats déjà obtenus. Une majoration de durée peut s'appliquer lors de l'audit de surveillance suivant.

Que se passe-t-il si je rate mon audit Qualiopi initial ?
En cas de non-conformités majeures, la certification est refusée tant que les écarts ne sont pas corrigés. Le délai est généralement fixé à 3 mois pour les non-conformités majeures et à 6 mois pour les non-conformités mineures.

Coût

Quel est le coût d'une certification Qualiopi ?
Le tarif de l'audit dépend de l'organisme certificateur choisi et de la durée d'audit calculée selon votre chiffre d'affaires formation et le nombre de catégories d'actions. À ce coût s'ajoute, le cas échéant, celui d'un accompagnement préalable. Un devis personnalisé permet d'estimer précisément le budget global.

Cas particuliers

Je suis formateur indépendant, suis-je concerné par Qualiopi ?
Oui, dès lors que vous souhaitez accéder à des financements publics ou mutualisés pour vos prestations, vous êtes soumis aux mêmes exigences qu'un organisme de formation classique, avec une durée d'audit adaptée à votre taille de structure.

Puis-je être certifié Qualiopi pour plusieurs catégories d'actions en même temps ?
Oui, un même audit peut couvrir plusieurs catégories (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage) si vous exercez ces activités, mais chaque catégorie ajoute des indicateurs spécifiques à vérifier et donc du temps d'audit supplémentaire.

Que se passe-t-il en cas de déménagement ou de changement de SIRET ?
Un changement de structure juridique, de SIREN ou de localisation doit être signalé à votre certificateur, et peut nécessiter une mise à jour de votre certification, voire un nouvel audit selon les cas.

Que se passe-t-il si mon organisme fait l'objet d'une fusion, d'une absorption ou d'une cession ?
Une modification de la structure juridique impacte la certification. Dans la plupart des cas, la certification n'est pas automatiquement transférable à la nouvelle entité. Il faut contacter l'organisme certificateur dès que possible pour évaluer les options : transfert sous conditions, nouvel audit ou maintien temporaire. Chaque situation est traitée au cas par cas.

Qualiopi est-elle reconnue à l'international ?
Non, Qualiopi est une certification nationale française. Elle n'a pas d'équivalent direct reconnu à l'échelle européenne ou internationale. Des organismes de formation opérant à l'international peuvent avoir besoin de certifications complémentaires selon les pays où ils interviennent.

Le Référentiel National Qualité (RNQ)

Combien y a-t-il de critères et d'indicateurs dans le référentiel Qualiopi ?
Le Référentiel National Qualité comprend 7 critères et 32 indicateurs pour les actions de formation. Ce nombre varie selon la catégorie d'actions : certains indicateurs sont spécifiques au bilan de compétences, à la VAE ou à l'apprentissage. Un organisme certifié sur plusieurs catégories doit donc maîtriser un nombre d'indicateurs plus élevé.

Quels sont les 7 critères du référentiel Qualiopi ?
Les 7 critères sont : 1) Information du public sur les prestations proposées, les délais et les résultats obtenus. 2) Identification précise des objectifs et adaptation aux publics bénéficiaires. 3) Adaptation des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation. 4) Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement. 5) Qualification et développement des compétences des personnels. 6) Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel. 7) Recueil et prise en compte des appréciations et réclamations des parties prenantes.

Qu'est-ce qu'une preuve au sens de Qualiopi ?
Une preuve est tout document ou élément tangible permettant à l'auditeur de constater que vous appliquez réellement les processus décrits : procédure écrite, formulaire, compte rendu, enquête de satisfaction, capture d'écran, email ou extrait de logiciel. L'important est que la preuve soit concrète, datée et cohérente avec vos déclarations.

Quelle est la différence entre un indicateur socle et un indicateur spécifique Qualiopi ?
Les indicateurs socles s'appliquent à toutes les catégories d'actions. Les indicateurs spécifiques ne concernent qu'une ou plusieurs catégories particulières (formation, bilan de compétences, VAE ou apprentissage). Lors de l'audit, seuls les indicateurs correspondant aux catégories pour lesquelles vous êtes audité sont évalués.

Le référentiel Qualiopi évolue-t-il dans le temps ?
Oui. Le Référentiel National Qualité peut faire l'objet de mises à jour par le ministère du Travail. Une veille régulière sur ces évolutions est donc nécessaire pour rester conforme entre deux audits. Lors du renouvellement, la version en vigueur au moment de l'audit s'applique, même si elle diffère de celle de votre audit initial.

Les indicateurs les plus délicats

Quels sont les indicateurs Qualiopi les plus souvent à l'origine de non-conformités ?
Les indicateurs concentrant le plus de non-conformités sont : l'indicateur 1 (information du public insuffisante), l'indicateur 30 (recueil des appréciations absent ou non exploité) et l'indicateur 32 (absence de démarche d'amélioration continue documentée).

Qu'est-ce que l'indicateur 1 de Qualiopi exige concrètement ?
L'indicateur 1 exige que soient accessibles et lisibles pour le public : les objectifs de la prestation, les prérequis éventuels, les modalités pédagogiques, les délais d'accès, les tarifs, les modalités d'évaluation, les modalités d'accès ... Mieux vaut être sur de ne rien oublier

Pourquoi l'amélioration continue pose-t-elle problème à tant d'organismes lors de l'audit Qualiopi ?
Parce qu'elle exige de démontrer un processus actif, pas simplement l'intention. Il ne suffit pas de dire que l'on cherche à s'améliorer : il faut des preuves concrètes d'actions correctives ou préventives mises en place suite à des retours, avec un suivi documenté de leur efficacité. Beaucoup d'organismes collectent des données mais ne les exploitent pas formellement, ce qui constitue un écart à l'indicateur 32.

Qu'est-ce que la veille et comment la justifier ?
Le RNQ demande à l'organisme de démontrer qu'il effectue une veille active sur son environnement : évolutions réglementaires, pédagogiques, technologiques ou sectorielles. La preuve peut prendre la forme d'abonnements à des newsletters, de comptes rendus de réunions professionnelles, de participations à des réseaux ou de notes de veille internes. L'essentiel est que cette veille soit documentée, datée et qu'elle ait une influence concrète sur les pratiques.

Les organismes certificateurs

Comment choisir son organisme certificateur Qualiopi ?
Le choix est libre parmi les organismes accrédités par le Cofrac. Ils appliquent tous le même référentiel mais peuvent différer sur les tarifs, les délais de planification, les modalités d'audit et la zone géographique d'intervention. Il est recommandé de demander plusieurs devis et de comparer les délais avant de s'engager.

Peut-on changer d'organisme certificateur en cours de cycle Qualiopi ?
Oui, un changement est possible mais implique généralement une reprise de l'historique d'audit. Le nouvel organisme doit avoir accès au dossier complet, y compris les audits précédents et les non-conformités déjà levées. Des frais de dossier peuvent s'appliquer selon les certificateurs.

Que signifie l'accréditation Cofrac pour un organisme certificateur Qualiopi ?
L'accréditation Cofrac signifie que l'organisme certificateur a été évalué et reconnu compétent pour réaliser des audits Qualiopi selon la norme ISO 17065. Elle garantit l'impartialité, la rigueur méthodologique et la compétence des auditeurs. Seuls les organismes accrédités ou habilités par France Compétences peuvent délivrer la certification Qualiopi.

Le déroulement concret de l'audit

Comment se déroule concrètement une journée d'audit Qualiopi ?
L'audit débute par une réunion d'ouverture, suivie de l'examen des documents, d'entretiens avec les personnes en charge des formations et d'une visite des locaux si l'audit se déroule en présentiel. La journée se conclut par une réunion de clôture où l'auditeur présente ses constats et les éventuelles non-conformités. Le rapport officiel est transmis par écrit dans les jours suivants.

L'audit Qualiopi peut-il se dérouler à distance ?
L'audit de surveillance peut se tenir entièrement à distance. En revanche, l'audit initial et l'audit de renouvellement doivent obligatoirement se tenir en présentiel sur le site de l'organisme.

Qui doit être présent le jour de l'audit Qualiopi ?
Le responsable de l'organisme ou un représentant ayant pouvoir de décision, le référent qualité, et idéalement un ou plusieurs formateurs ou intervenants pouvant témoigner des pratiques pédagogiques réelles.

Quand reçoit-on officiellement la décision de certification après l'audit Qualiopi ?
Après l'audit, le rapport est transmis à un comité de décision indépendant au sein de l'organisme certificateur. La décision officielle est communiquée par écrit dans un délai variable selon les certificateurs, généralement entre 2 et 6 semaines après l'audit.

Les non-conformités

Quelle est la différence entre une non-conformité mineure et majeure en Qualiopi ?
Une non-conformité mineure est un écart limité qui ne remet pas en cause le fonctionnement global du système qualité. La certification peut être accordée avec obligation de corriger dans un délai de 6 mois. Une non-conformité majeure est un écart important qui entraîne le refus de la certification jusqu'à correction complète, dans un délai de 3 mois.

Comment lève-t-on une non-conformité après l'audit Qualiopi ?
La levée d'une non-conformité implique de traiter l'écart identifié, de mettre en place une action corrective documentée et de transmettre les preuves de correction à l'organisme certificateur dans le délai imparti. La vérification peut se faire sur dossier ou lors d'un audit complémentaire selon la nature de l'écart.

Une non-conformité Qualiopi peut-elle mener à un retrait de certification ?
Oui. Si lors de l'audit de surveillance ou de renouvellement des non-conformités majeures sont constatées, ou si des non-conformités déjà identifiées n'ont pas été corrigées dans les délais impartis, le certificateur peut suspendre ou retirer la certification, entraînant la perte d'accès aux financements publics et mutualisés.

Les catégories d'actions spécifiques

Quelles sont les spécificités de Qualiopi pour un CFA ?
Les centres de formation d'apprentis sont soumis à des indicateurs spécifiques liés à l'alternance : suivi des apprentis en entreprise, coordination avec les maîtres d'apprentissage, adaptation des contenus aux exigences du diplôme préparé et lien avec les branches professionnelles. L'audit d'un CFA est généralement plus long en raison du nombre d'indicateurs supplémentaires.

Quelles sont les spécificités de Qualiopi pour les bilans de compétences ?
Les centres de bilan de compétences doivent respecter des indicateurs spécifiques liés à la méthodologie du bilan (phases préliminaire, investigation, conclusion), à l'accompagnement individualisé, à la confidentialité des échanges et à la restitution des résultats. L'information du bénéficiaire sur ses droits, notamment le droit à ne pas divulguer les conclusions à son employeur, est un point de vigilance fréquemment vérifié.

Quelles sont les spécificités de Qualiopi pour les structures de VAE ?
Les prestataires d'accompagnement à la VAE doivent justifier de l'information du candidat sur le dispositif, de l'accompagnement à la constitution du dossier de validation, du suivi du parcours et de l'évaluation des résultats. Depuis la réforme de la VAE de 2022, le cadre réglementaire a évolué : une veille sur ces changements est indispensable pour les structures concernées.

Qu'est-ce qu'un audit d'extension Qualiopi et quand le demander ?
Un audit d'extension est un audit complémentaire réalisé en cours de cycle pour ajouter une nouvelle catégorie d'actions à la certification existante. Il se concentre uniquement sur les indicateurs spécifiques à la nouvelle catégorie.

Mon organisme a plusieurs sites, comment se passe l'audit Qualiopi ?
Un organisme multi-sites fait l'objet d'un audit plus long avec une majoration de durée automatique. L'auditeur doit s'assurer que les processus qualité sont appliqués de manière homogène sur l'ensemble des sites. Plusieurs jours d'audit répartis sur différents sites peuvent être nécessaires.

Je sous-traite une partie de mes formations, quelles sont les exigences Qualiopi ?
L'indicateur 18 porte sur la coordination pédagogique des intervenants, y compris les sous-traitants. Vous devez justifier que vous vérifiez leurs qualifications, que vous assurez une coordination pédagogique réelle et que vous maintenez la maîtrise de la qualité des prestations même lorsqu'elles sont confiées à des tiers ( indicateur 27 ).

Maintenir sa certification au quotidien

Qu'est-ce qu'un système qualité vivant et pourquoi est-ce important pour Qualiopi ?
Un système qualité vivant est un ensemble de procédures réellement utilisées au quotidien, mises à jour régulièrement et alimentées en preuves au fil de l'activité. À l'opposé, un système qualité vitrine consiste à créer des documents uniquement pour l'audit sans les appliquer réellement. Les auditeurs expérimentés détectent rapidement les incohérences entre ce qui est écrit et ce qui est pratiqué.

Comment gérer les réclamations pour satisfaire les exigences Qualiopi ?
Qualiopi exige un processus formalisé : un canal de réception des réclamations clairement identifié, un enregistrement de chaque réclamation reçue, un traitement documenté, une réponse au plaignant et une exploitation de ces données dans la démarche d'amélioration continue. Même sans réclamation reçue, la procédure doit exister et être prouvable.

Comment organiser les enquêtes de satisfaction pour répondre aux exigences Qualiopi ?
Qualiopi exige le recueil des appréciations des apprenants, des entreprises commanditaires, des intervenants, des financeurs et des donneurs d'ordre le cas échéant via des enquêtes formalisées à des moments définis du parcours. Les résultats doivent être analysés et exploités. Les outils peuvent être simples (formulaire papier, Google Forms, LMS) mais le processus doit être systématique et documenté.

Comment gérer le suivi de l'amélioration continue entre deux audits Qualiopi ?
La démarche d'amélioration continue peut s'appuyer sur un tableau de bord ou un registre d'actions correctives et préventives recensant les écarts identifiés, les actions décidées, les responsables, les délais et les résultats obtenus. Ce document devient une preuve centrale lors de l'audit de surveillance.

À quelle fréquence faut-il mettre à jour ses documents qualité ?
Il n'existe pas de fréquence réglementaire imposée, mais la logique d'amélioration continue exige une mise à jour dès qu'une pratique évolue, qu'un texte réglementaire change ou qu'un écart est identifié. En pratique, une révision annuelle de l'ensemble des procédures est une bonne pratique permettant d'être prêt à tout moment pour un audit de surveillance.

Aspects administratifs

Le numéro de déclaration d'activité est-il obligatoire avant de demander la certification Qualiopi ?
Oui, votre organisme doit disposer d'un numéro de déclaration d'activité (NDA) délivré par la DREETS de votre région. Ce numéro atteste que votre organisme est officiellement enregistré comme prestataire de formation. Sans NDA, aucun organisme certificateur ne peut instruire votre dossier.

La certification Qualiopi est-elle requise pour vendre des formations sur le CPF ?
Oui. L'inscription des formations au Catalogue du CPF est conditionnée à la détention de la certification Qualiopi. Sans cette certification, aucune formation ne peut être proposée via Mon Compte Formation.

Qu'est-ce que la charte d'usage de la marque Qualiopi ?
La charte d'usage régit les conditions dans lesquelles vous êtes autorisé à utiliser le logo Qualiopi dans vos communications. Une fois certifié, vous devez respecter ces règles : utilisation du bon logo officiel, mention des catégories certifiées et interdiction de faire croire à une certification non encore obtenue. Le non-respect peut entraîner un retrait du droit d'usage de la marque.